Die letzten Wochen vor der Hochzeit sind für gewöhnlich besonders anstrengend. Plötzlich türmen sich die Aufgaben, Checklisten müssen abgehakt, Dienstleister kontaktiert und Termine bestätigt und gesichert werden. In all dem Trubel sollte man das Wichtigste jedoch nicht aus den Augen verlieren – es ist Ihre Hochzeit!
Wie schafft man es also, möglichst stressfrei eine perfekte Hochzeit zu planen und dabei kein wichtiges Detail zu vergessen? Diese Frage kann niemand besser beantworten als ein Weddingplaner. Wir haben Doreen Winking gebeten, uns einige Tipps und Tricks aus ihrer langjährigen Erfahrung zu verraten.
Interview mit der Hochzeitsplanerin Doreen Winking Aleit Munich !
Sie haben schon viele Brautpaare zum Altar begleitet. Welche Probleme ergeben sich oft im letzten Moment und was ist der größte Fehler, den man 8 Wochen vor der Hochzeit machen kann?
Doreen Winking: Grundsätzlich lege ich größten Wert auf eine sorgfältige Planung inklusive Plan B; und das erfordert Organisationstalent, ein hervorragendes Netzwerk und die Zusammenarbeit mit zuverlässigen und routinierten Lieferanten.
Desöfteren sagen Gäste allerdings in letzter Minute ab, was natürlich sehr schade für das Brautpaar ist und Einfluss auf die Sitz- und Menüplanung haben kann. Man muss also immer auf alles vorbereitet sein.
Müssen bestimmte Termine und Dienstleister kurz vor der Hochzeit noch einmal gesichert/angesprochen werden?
Doreen Winking: Neben einem detaillierten Ablauf- und Zeitplan, den ich circa 1 Woche vor der Hochzeit an alle beteiligten Dienstleister sende, rufe ich grundsätzlich jeden einzelnen Partner am Vortag der Hochzeit persönlich an.
Dies mache ich, um die individuellen Ankunftszeiten der Dienstleister noch einmal zu bestätigen und somit möglichen Komplikationen pro-aktiv zu begegnen. Brautpaaren, die ohne Weddingplaner(in) arbeiten, würde ich ebenfalls die Aufstellung eines genauen Ablaufplanes ans Herz legen. Hierbei können vor allem die Trauzeugen eine große Stütze sein.
Welche Aufgaben sollten Freunde und Familie kurz vor der Hochzeit übernehmen?
Doreen Winking: Freunde und Familie sind geladene Gäste und sollten sich so wenig wie nötig mit der Organisation der Hochzeit beschäftigen. Auch für sie gilt, den Tag mit dem Brautpaar zu genießen. In der Regel planen Freunde und Familie Reden und Beiträge, deren Steuerung sie selbst übernehmen.
Ich stehe hier in einem sehr engen Kontakt zu den Brauteltern und Trauzeugen. Somit bin ich über geplante Reden und Beiträge informiert und kann diese entsprechend in meinen Zeitplan aufnehmen. Um einen reibungslosen Ablauf des Hochzeitstages zu garantieren, ist es sehr wichtig im Vorfeld einen detaillierten Zeitplan festzulegen.
Aber natürlich sollte man auch hier flexibel genug für spontane Beiträge oder unvorhergesehene Änderungen sein.
Was vergessen die meisten Brautpaare?
Doreen Winking: Die größte Fehleinschätzung vieler Brautpaare mit hohem Anspruch ist es, dass mit dem reinen Abarbeiten einer Checkliste die Traumhochzeit geplant und umgesetzt werden kann. Wer einen hohen Anspruch an seine eigene Hochzeit hat, kommt hier oft schnell an seine Grenzen.
Wünscht man sich eine individuelle Feier mit perfekter Organisation und top Dienstleistern zu fairen Preisen, kommt man meines Erachtens an professioneller Unterstützung nicht vorbei.
Unvorhergesehene Ausgaben haben die Budgetplanung durcheinander gebracht, an welchen Stellen kann man kurzfristig noch sparen?
Doreen Winking: Eine sorgfältige Budgetplanung und -Verfolgung ist bei einer Hochzeit unabdingbar, sodass es zu kurzfristigen Sparmaßnahmen nicht kommen sollte. Ein wesentlicher Kostentreiber bei allen Hochzeiten ist die Anzahl der Gäste; und diese lädt man kurzfristig sicher ungern wieder aus.
Nur wenige Wochen (4-6) vor der Hochzeit ist es ebenso schwierig, bereits gebuchten Dienstleistern ohne Berechnung abzusagen. Elemente wie Gastgeschenke oder die Reduzierung von Blumenarrangements sind gegebenenfalls eine Kürzungs-Option.
Was ist Ihre wichtigste Aufgabe eine Stunde vor der Hochzeit und was ist Ihre Rolle am Tag der Hochzeit?
Doreen Winking: Am Tag der Hochzeit sieht mein Zeitplan in etwa wie folgt aus: Um spätestens 11:00 Uhr bin ich bei der Location, koordiniere den Set-up, die Menü- und Platzkarten sowie Floristik und Dekoration.
Wichtig ist es auch, den Zeitplan mit dem Bankettleiter nochmals im Detail durchzugehen. Dann überbringe ich den Brautstrauß und den Anstecker für den Bräutigam. Das Brautpaar sollte jetzt wissen, dass alles vorbereitet ist und sie entspannt den kommenden Stunden entgegen sehen können.
Danach fahre ich zur Kirche, um sicherzustellen, dass alles und jeder an seinem Platz ist. (Musiker, Organist, Kirchenprogramme, Getränkeservice vor der Kirche, etc). Jetzt kann die Zeremonie beginnen…
Hört Ihr Job am Tag der Hochzeit auf, oder gibt es noch mehr was Sie tun?
Doreen Winking: Nach der Hochzeit müssen alle verbleibenden Rechnungen bezahlt werden. Diese prüfe ich im Vorfeld und gebe sie zur Bezahlung frei. Bei fast allen Brautpaaren koordiniere ich auch die Anfertigung und den Druck von Danksagungskarten. Mein Service beinhaltet zudem die Reflektion des Tages mit dem Brautpaar in Form eines de-briefings.
Als Weddingplaner ist stets Ihre Kreativität und Ihr Gespu?r fu?r neue Trends gefragt. Was sind in diesem Jahr besonders angesagte Gastgeschenke?
Doreen Winking: Hochwertige Pralinen, Zigarren und Pashmina Schals. Mein Favorit in diesem Sommer sind personalisierte Flip-Flops.
Gibt es generelle Hochzeitstrends, geben die Leute heute mehr Geld aus als vor 10 Jahren?
Doreen Winking: Der generelle Hochzeitstrend geht ganz klar in Richtung Individualisierung und Personalisierung. Standardpakete, die gerne angeboten werden, sind heute für viele Paare ein „no-go“. Dekorationen von der Stange oder Standard-Menu?s, die schon hundertfach serviert wurden, treffen vielfach nicht mehr den Nerv der Zeit. Hier besteht meines Erachtens Handlungsbedarf für die gesamte Hochzeitsbranche.
Bezüglich des Gesamtbudgets bin ich davon überzeugt, dass heute mehr Geld als vor 10 Jahren ausgegeben wird. Hierfür gibt es mehrere Gründe: die Individualisierung der Gesellschaft hat zugenommen, das Internet transportiert Hochzeitstrends und Ideen in Windeseile um den Globus, der Anspruch von Brautpaaren an Festlichkeit und Details ist gestiegen und Dienstleister haben sich darauf mit erhöhter Qualität eingestellt.
Letztendlich ist eine Hochzeit eine höchst emotionale Angelegenheit, der eine gewisse Einzigartig beiwohnt. Mein Eindruck ist, dass sich ein Wandel in den Köpfen vieler Braupaare vollzieht. Denn dieser Tag ist anders zu feiern als ein 50. Geburtstag oder die Hochzeit der Freundin. Dieser Tag hat die Persönlichkeit des Brautpaares auszudrücken – getreu meinem Credo: The Wedding is about YOU!
